Hoja de ruta de un proyecto cultura digital

Hoja de ruta de un proyecto cultura digital


Tener el camino claro, los pasos a seguir y cuando acaba un proceso de gestión del cambio como el que implica la Transformación Digital se vuelve imprescindible si quieres que el proyecto tenga éxito. Es por ello por lo que os compartimos el modelo que hemos creado desde Foxize.

Punto de partida

El servicio de Foxize para empresas ha estado involucrado en proyectos de transformación digital desde hace 6 años. Proyectos en Pernod Ricard, Bacardi, Asepeyo, Leroy Merlín, acreditan nuestra experiencia en este tipo de proyectos globales. Con el ánimo de compartir los aprendizajes realizados en estos proyectos hemos creado una hoja de ruta con los momentos clave que aseguran el éxito de un proceso de transformación digital.

Hemos intentado sintetizar los pasos que hemos seguido en estos proyectos para representar una metodología común y que ayude a nuestros alumnos y a nuestros clientes a seguir el camino crítico que ha funcionado en proyectos de transformación digital.

Función de la hoja de ruta de la transformación digital

Existen 4 razones para poder utilizar esta metodología de trabajo.

  • PERSPECTIVA: Nos ayuda a todos los involucrados a tener mayor visibilidad de todo lo que tenemos que hacer, el recorrido a seguir y cual es el principio – fin.
  • EVITAR ERRORES: Hay errores que se repiten de forma continua: no trabajar sobre un colectivo, y avanzar mucho en otro, pasar rápido de etapa para intentar conseguir resultados a corto plazo, no asignar de forma adecuada las tareas a cumplir de los embajadores digitales o añadirles nuevas funciones a estos, sin quitarles tareas que hacen en su puesto actual. Entender cuando y cómo es critico para que estos mecanismos tengan impacto.
  • NECESIDADES: La hoja de ruta ayuda entender la complejidad de la gestión del cambio y la necesidad de contar con perfiles o empresas que apoyen en medición, motivación, formación, selección de talento, puesta en marcha e impacto en negocio.
  • ADAPTACIÓN: el modelo se adapta al contexto de cada caso, pero nos ayuda a priorizar colectivos y activaciones para conseguir un mejor resultado en cada caso.

Definiendo Transformación digital

La transformación digital es el proceso de gestión del cambio dentro de las empresas con el fin de aprovechar la ventaja que proporciona la tecnología para desarrollar nuevas oportunidades de negocio y para mejorar la eficiencia en la forma de trabajo. Es decir, implica dos grandes temas:

  • Transformación del modelo de negocio: aplicar la tecnología para orientar la venta hacia el cliente / comprador, de tal manera que permite identificar nuevos productos y servicios. Esta orientación a cubrir necesidades, lleva a la empresa a entrar en nuevas categorías o desarrollar nuevos servicios.
  • Transformación de la forma de trabajo. Las personas pueden aprovechar la tecnología para trabajar de forma más productiva, más ágiles, de forma más colaborativa. A este cambio en la forma de trabajo se le llama transformación digital de la cultura y es al que hace referencia esta hoja de ruta.

Es por ello que hay dos procesos paralelos y se retro alimentan. Un proceso alimenta al otro, sin uno el otro pierde.

  1. Queda claro que sin la orientación al mercado, no habrá resultados, pero también es evidente que sin el proceso de mejora de la eficiencia, los resultados se conseguirán en más tiempo o necesitarán de más recursos.
  2. Queda claro que cambiando la forma de trabajo habrán resultados, pero difícilmente medidos en términos de impacto en negocio.

Si quieres saber más sobre este tema, puedes leer nuestros artículos o ver alguno de nuestros cursos: Presencial / Online

DETALLE DE LA HOJA DE RUTA

Esta hoja de ruta, concentra el proceso seguido en los casos que hemos participado de forma activa y se puede leer de la siguiente manera:

1- ETAPAS: por donde empezar, y cuando acabar

La transformación digital de la cultura emplea 3 etapas muy diferenciadas:

  • FASE 1: FIJAR LA BASE: La organización tiene que disponer de un mismo relato de la transformación. Esto implica que se tiene que entender de la misma manera, tener, una base en común y empezar a trasladarlo al día a día en la forma de trabajo.
  • FASE 2: ACTIVAR IMPACTO: los cambios necesitan de resultados y la gran mayoría de empresas no son muy pacientes. Para demostrar resultados tenemos que haber resuelto el sistema de gobierno de la gestión del cambio. En muchos casos es necesario crear la figura de embajadores digitales que activen “hits” en cada área y asegurar los primeros “savings”.
  • FASE 3: TRANSFORMACIÓN EN ACCIÓN: Cada área trabaja de forma ágil & colaborativa en iniciativas transformadoras. Ya no son sólo los embajadores sino que la empresa tiene la capacidad para trasladar a las funciones las iniciativas que dejan de llamarse digitales.

Lo interesante del esquema es que tiene un principio, un desarrollo y un fin. Sin esa visión final parece que esto de la transformación es es un proceso infinito.

2. ÁREAS DE TRABAJO:

Un proceso de gestión del cambio de esta magnitud requiere de la implicación de toda la empresa. Es por ello que toca trabajar con dos tipos de acercamientos, uno transversal y otro específico:

2.1 Trabajo TRANSVERSAL sobre toda la empresa:

La tecnología permite una nueva forma de trabajar y tenemos que conseguir aprovecharla para mejorar la agilidad y la colaboración. En cada fase existen unas temáticas fundamentales que tienen que estar cubiertas: desarrollo de habilidades digitales y utilización herramientas, desarrollo de nuevas formas de trabajo más ágiles, que reducen los errores y colaborativas que mejora la distribución del conocimiento interno.

2.2 Trabajo ESPECÍFICO por áreas:

los conocimientos de todas las áreas de la Empresa han cambiado debido al fenómeno digital y todos los departamentos tienen que hacer una actualización para poder aportar su parte en los untados de la transformación. Repasaremos algunas áreas:

  1. Comité de dirección: desde dirección tienen que entender la dimensión y la velocidad digital. Gestionar la urgencia y la oportunidad es básico para poder gestionar la expectativa y poder realizar inversiones adecuadas. Tres temas críticos: crear el relato de la transformación, fijar recursos /resultados, marcar hoja de ruta y asignar el modelo de gobierno de la transformación.
  2. Área de Marketing: la tecnología cambia dinámicas del mercado y obliga a revisar la propuesta de valor. Ese cambio de orientación es la transformación del marketing. Pasar de comunicar productos a cubrir necesidades. Las implicaciones son enormes en cada una de las 4P’s.
  3. Áreas de Comercial & ventas: el acceso a toda la información provoca un cambio en la forma de comprar en todos los sectores. El reto para los departamentos está en revisar su forma de segmentar el mercado para poder aprovechar la oportunidad que presenta la digitalización de sus clientes.
  4. Área IT: la tecnología a disposición de las empresas está cambiando a ritmo vertiginoso. Es por ello de el área de tecnología hay que acompañar el proceso con herramientas. Sin herramientas no hay cambio en la forma de trabajo ni capacidad para escalar eficiencias.
  5. Área de RRHH: la gestión de personas ha cambiado con el acceso a datos. El Área de cultura y personas tiene la oportunidad de convertirse en business partner si dispone de acceso a datos para poder monitorizar y proponer modificaciones en el proceso de cambio digital.
  6. Área de Operaciones: Hemos creado una empresa tipo, pero sin incluir la parte de operaciones. Cada empresa, cada sector tiene sus peculiaridades, pero lo que queda claro es que todo el proyecto de cambio digital es un proyecto de revisión de procesos que cambia la forma de gestión.

Cada una de las áreas tiene grandes temas a abordar. Este es un resumen de los grandes temas:

Para poder ir pasando de etapa y de tema se necesita que un % elevado de las personas de cada área dominen esos temas. Sin un % elevado de dominio, es muy complicado poder pasar a la siguiente etapa ya que provocará diferentes ritmos y formas de trabajo dentro de un departamento.

 

3. MECANISMOS PARA LA TRANSFORMACIÓN

Decir que la formación es el mecanismo para cambiar una empresa sería pretencioso y profundamente erróneo. Desde los procesos que hemos trabajado los hemos agrupado en estas 5 herramientas que bien utilizadas tienen un impacto altísimo:

  1. Inspiración: es coger aire, fresco y hacer mirar la organización hacia la misma dirección. Para ello existen muchos mecanismos – charlas, vídeos, contenidos internos, casos – , pero su efectividad es clara cuando existe una visión consistente y realista de la compañía.
  2. Formación: implica “dar forma” para ello es necesario recoger contenido, practicarlo & ponerlo en acción. No es recibir información, es llegar a adquirir criterio.
  3. Evaluación: lo que no se mide no mejora. Tener datos se vuelve un requisito básico para la transformación y más si tiene que ser tecnológica. Saber más
  4. Workshop: Trabajar de forma conjunta con una diversidad de agentes para sacar un plan que tenga impacto en el día a día. Se trata de poner en marcha los conocimientos.
  5. Iniciativas: El cambio se hace a través de acción y para ello se necesita demostrar que la nueva cultura es mejor que la anterior. No existe cambio sin acción.

El resumen de la hoja de ruta la podéis obtener en este esquema:

Esperamos que os sea útil y mejore las oportunidades de vuestros proyectos de transformación.

 

 

 

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