Mapa de herramientas de comunicación corporativa

Mapa de herramientas de comunicación corporativa


Actualmente existe una clara necesidad de definir las herramientas de comunicación tanto internas como externas, así como la forma de utilizarlas. Es por eso que, a continuación, te explicaremos por qué las empresas están bajando su ritmo de productividad, a qué es debido y te detallaremos las herramientas más eficaces para utilizar con tu equipo para que te sea mucho más sencillo obtener los resultados marcados.

Tardarás unos 15 minutos en leer la publicación. Si tienes menos tiempo, te recomendamos que consultes las imágenes y que te las guardes dentro de tu sistema de gestión de información. Si no sabes de qué te hablamos, te ofrecemos la opción de venir a uno de nuestros cursos de gestión de la información.

  1. EL PUNTO DE PARTIDA: LA PÉRDIDA DE LA PRODUCTIVIDAD

Exceso de información, sensación de aceleración, falta de control y urgencia permanente, son solo tres ejemplos de cómo vivimos y trabajamos en la actualidad. La increíble avalancha de información que recibimos diariamente se ha bautizado como infoxicación y los profesionales actuales deberían saber gestionar correctamente sus canales para poder controlar todo este flujo de entrada y salida de información. Las empresas que tengan éxito y las más productivas serán aquellas que hagan un buen uso de las herramientas de comunicación que tienen a su alcance. Lo primordial será tener un protocolo claro de qué herramientas utilizar, cómo y cuándo.

Los horarios para enviar un e-mail, cuándo tenemos que consultar la Red Social interna o saber cómo tenemos que enviar los mensajes y comunicaciones para conseguir que llegue a todo el equipo, son problemas cotidianos no resueltos en muchas empresas. Por lo tanto, es primordial definir cómo va a ser la estrategia futura ya que estamos en un momento de transición donde queremos pasar de utilizar el teléfono o el e-mail a utilizar un sistema multicanal, y esta transición está constando. Diariamente vemos Intranets abandonadas o Redes Sociales Corporativas donde se publican temas sin relevancia para el negocio.

En muchas empresas se ha dado por hecho que la introducción de la herramienta, utilización y adaptación corre a cuenta del trabajador, pero la realidad está alejada de ese ideal. La comunicación es el elemento clave para la colaboración interna y externa de una organización, por lo que un mal uso de las herramientas o el uso sólo por parte de un grupo o área de la empresa provocan que el beneficio sea reducido. En muchos casos sino se consigue que gran parte de la empresa adopte las herramientas provoca una mayor ineficiencia en general.

  1. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA

El modelo se basa en analizar dos ejes simples de la comunicación: los destinatarios y la temporalidad de la información. En base a estas variables podremos identificar las herramientas más eficientes para conseguir una excelente comunicación.

EJE 1 – Destinatarios: Cualquier profesional dentro de una empresa se comunica y se relaciona con personas internas y externas. Esta comunicación la realiza de manera muy individualizada, grupal o de manera masiva.

EJE 2 – Temporalidad de la información: El valor de la información puede depender del momento. Hay información que se necesita en tiempo real e información cuyo valor o varía en el tiempo. El marco de trabajo resultante con estos cuadros será el que sigue.

A partir de este marco de trabajo podemos fijar las herramientas que se utilizan y qué utilidad proporcionan. Al final de la publicación tenéis la definición de cada herramienta con ejemplos de soluciones de cada espacio.

  1. DESCRIPCIÓN DE HERRAMIENTAS

Mensajería

Whatsapp: Hay vida mucho más allá de Whatsapp. De hecho, es una herramienta de mensajería instantánea excelente y la más utilizada, lo que hace que sea relativamente normal para su uso en comunicación externa. SkypeHangout y Facetime: Proporcionan las mismas funcionalidades. Los contras son simples: la privacidad. Comunicar temas confidenciales y que los pueda recoger la plataforma de seguimiento publicitaria no debería ser muy bien visto en muchas empresas. Para poderse comunicar con una gran cantidad de personas no deberíamos olvidar aplicaciones clásicas como WebEx o GoToMeeting.

Gestión multiplataformas de equipos:

Una de las alternativas que han aparecido con fuerza son las herramientas de gestión de comunicaciones de equipos como Slack o la reciente aparición de Teams de Microsoft. La gran ventaja es la privacidad corporativa y la opción multi dispositivo. La dificultad está en poder dejar las herramientas antiguas como el e-mail o Whatsapp para utilizar estas herramientas a pleno rendimiento.

Almacenamiento:

Los servidores internos dentro de una empresa donde se almacenaban los archivos son cosas del pasado. La llegada del concepto cloud, ha revolucionado la forma de acceder a los archivos de una compañía, permitiendo que se acceda desde cualquier lugar. Hace poco tiempo estos servicios eran terriblemente costosos, pero con la llegada de Dropbox y Drive, ha permitido hacer popular y accesible el almacenamiento. Hacemos una mención especial a Wetransfer, sistema para compartir archivos de gran tamaño.

Intranet/Extranet:

La creación de un espacio donde los trabajadores puedan estar informados de lo que ocurre dentro de la empresa así como encontrar la información más relevante parece que debería ser algo muy normal pero no lo es tanto. La poca actualización y la mala experiencia del usuario en las Intranets de las empresas parece algo normal. No por ser interno debería ser peor, sino mucho mejor. Para esta tarea existen infinidad de posibilidades hoy en día que hacen que no tener Intranet, sea una cuestión de visión no de recursos. Podemos ir de los clásicos sistemas como Sharepoint, Athento o Liferay , a las nuevas herramientas que proporciona Google con Google Sites que proporcionan máxima flexibilidad para la creación de espacios internos.

Redes Sociales internas:

Las Redes Sociales han sido una fantástica herramienta para la comunicación externa de una empresa, pero no funciona con el mismo impacto en la interna. La razón es simple: no queda claro qué hacer, qué decir, cómo y cuándo. Y, por si fuera poco, no está sustituyendo ni al e-mail ni a la Intranet. Las Red Social internas se acaban convirtiendo en un espacio de postureo político, como ocurre en algunas externas. Algunas referencias: Chatter, Yammer, o Workplace Facebook.

Dashboards:

Una empresa medianamente digitalizada debería de ser capaz de construir paneles para compartir los datos más relevantes de la evolución de la actividad de un negocio sobre todo a los diferentes interesados internos y también a los externos. Para ello contamos con innumerables herramientas pero destacamos Microsoft Power Bi, la lanzada por Microsoft y capaz de visualizar cualquier herramienta y dato que utilices.

Gestión de tareas o proyectos:

Pocas organizaciones utilizan métodos de gestión de proyectos para mejorar su agilidad y eficiencia de colaboración. Para conseguirlo es necesario entender la nueva forma de gestión y el uso de herramientas. Estas herramientas sustituyen y reducen comunicación manual de proyectos, algo que hace que mejore la productividad. La dificultad: que todas las personas de un área u organización deben de utilizarlas o si no, no funcionan. Hablamos de herramientas como Asana, Basecamp, Trello o Task World.

Otras herramientas:

Cada una de las áreas de la empresa, a medida que ésta crece, requieren de una cierta especialización. La escala y la complejidad requieren de herramientas y ningún departamento quedará excluido de esta dinámica. CRM para ventas, herramientas de gestión creativa o gestión de RRHH. Todas las áreas de la empresa requieren de software que facilite el trabajo de los empleados. Lo interesante es que en la actualidad existen infinidad de herramientas que cubrirán el 80% de las necesidades de un área a precios muy reducidos.

  1. PATRONES DE EMPRESAS

Se puede analizar el sistema operativo de una empresa sabiendo el tipo de software que utiliza para que sus equipos se comuniquen entre sí. Lo vemos a continuación:

  • Empresa clásica: cada empresa funciona con el e-mail como sistema de gestión y coordinación central. El sistema de almacenamiento ha pasado de un servidor interno a un sistema cloud con acceso a distancia. Tiene presencia web y redes sociales para comunicación interna.

  • Empresa avanzada: utiliza sistemas de gestión interna de la comunicación como Intranets, Redes Sociales internas, principio de sistemas de gestión de proyectos y multi-plataforma. A parte de esto, utiliza espacios para tener al día sus principales clientes y partners. La utilización del e-mail se reduce de forma progresiva para ser una herramienta de comunicación principalmente con el exterior de la empresa.

Para llegar a este modelo de empresa, hay que resolver de forma clara una serie de fricciones que no dependen del departamento de sistemas sino de decisiones que atañen a dirección.

  1. LAS FRICCIONES

  • Fin del e-mail para todo: Venimos de una configuración de empresa clásica con herramientas básicas y damos paso a herramientas cada vez más sofisticadas para la gestión del día a día profesional. El e-mail no es un gestor de tareas, ni de prioridades. ¿Te imaginas trabajar en base a las llamadas que recibes? Lo mismo les pasa a muchos profesionales con el e-mail. Para ello es necesario desglosar las funciones que se deben sacar fuera de esta herramienta:
    • Comunicación y mensajería instantánea
    • Gestión de proyectos
    • Gestión de relaciones internas
    • Almacenamiento y buscador de archivos
  • Estas 4 funciones no corresponden a una herramienta de comunicación, es por ello que las empresas deberían de dejar muy claro que ese canal no se utiliza para estas 4 funciones, facilitando la transición y formando hacia las nuevas herramientas.
  • Intranet vs. Red Social Interna: Las empresas deben resolver el rol que debe tener un sistema relacional dentro de su política de comunicación. Ver comunicados del CEO lleno de likes y opiniones de aprobación puede resultar una manera hacer la pelota internamente, de ver la temperatura de alineamiento interno o una manera de involucrar a los empleados. Independientemente de la respuesta, las empresas no se pueden permitir dejarlo a la ligera. De la misma manera que una Red Social interna no substituye la función de tener una intranet que permita acceder a una oficina virtual en cualquier espacio conectado a Internet.
  • Un sistema operativo o un multi-sistema operativo: En muchas empresas se ha optado por un standard común. Buscan negociar con un único proveedor, pero esto no siempre ha sido la mejor solución. El caso de la implantación de los ERP’s y la dependencia de servicios de configuración debería servir a muchas empresas para no caer en el error. Creo que hace tiempo que no se necesita un único proveedor. Se necesita tener claro el camino y a partir de ahí existen soluciones de integración como las famosas recetas como Zapier o IFTTT capaces de conectar casi todas las aplicaciones por muy diferentes que sean.
  • Inversión: Sí, calcular la inversión a realizar es complicado. Toca abrir una hoja en blanco y empezar a diseñar cómo hay que trabajar, partiendo desde cero. El trabajo de definición y selección debe de tener en cuenta no solo las licencias, sino las necesidades de entrenamiento y acompañamiento para que los equipos aprendan con el uso de las herramientas. Para que no sea un gasto, es necesario fijar cual es indicador que nos puede ayudar a concretar la mejora de la productividad de los equipos.
  • Tecnología que se adapta o nos adaptamos a la tecnología: La experiencia en el uso de la tecnología es uno de los factores más relevantes para la adopción de tecnología por parte de empleados. Es ahí donde debemos entender qué es lo que estamos forzando a los empleados para aprender y qué es sencillo e intuitivo para que empiecen a aprender.
  • ¿Quién manda aquí?: La decisión de la tecnología, la forma de trabajo, las herramientas y sus usos, en la actualidad, no tienen un dueño claro. Residen a medio camino entre IT, RRHH y Dirección. Cuanto antes se defina quién es el propietario, facilitará la forma de abordar todas estas herramientas.
  1. RECOMENDACIONES

Estamos frente a un giro radical en la forma de trabajo y la entrada de la informática provocó el primer gran cambio. Actualmente estamos en un punto crítico. La eficiencia de la comunicación dentro/fuera de las empresas es uno de los factores fundamentales que incidirán de forma directa y diferencial el futuro de las empresas. Cuanto antes definan su sistema de comunicación las empresas, más fácil será conseguir resultados y empleados mucho más productivos.

 

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