El modelo de medición de la formación corporativa

El modelo de medición de la formación corporativa


En muchas empresas no existe un modelo claro de medición del impacto de la formación y creemos que esta es una de las principales dificultades de que se avance en la capacitación de los equipos. Vamos a intentar explicar de manera muy sencilla el modelo que utilizamos en Foxize Corporporate para poder medir el impacto de la formación en el negocio.

Principios básicos del modelo de medición: 

  • Lo que no se mide, no mejora: la formación debería aportar datos de negocio, si no no es formación digital. En Foxize trabajamos con la máxima de Lord Kelvin “Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.“
  • Como en otras áreas de la empresa: en las inversiones de marketing, presupuestos de ventas, inversiones de IT, se buscan modelos atributivos que confirmen una correlación de impacto en negocio y la inversión que se realiza. Son modelos inexactos pero muy útiles para tener orientaciones del impacto. En la formación deberíamos aprender de lo que hacen otras áreas de la empresa para justificar las inversiones que realizan.
  • Todo sistema de medición es imperfecto:  cualquier sistema de medición es cuestionable, pero siempre es mejor que no tener nada. Tener un sistema es tener una herramienta que se mejora con el tiempo  en base a los datos y los aprendizajes que te aporta.
  • Pérdida de datos: existe una urgencia en tener datos de impacto ya que cada formación que hacemos sin recoger datos, la empresa pierde competitividad y capacidad de aprender cuál es el óptimo del sistema de formación.
  • Herramienta de medición: el sistema de medición debe basarse en una herramienta que proporciona de manera cerrada, automática y en tiempo real los datos. El coste en muchas organizaciones de recopilación de los datos, tratamiento, análisis y presentación es tan elevado que muchas empresas han decidido tener sólo métricas básicas y no un sistema de medición.
  • People Analytics: los modelos de medición de la formación son uno de los puntos de partida sobre los que se sustenta el desarrollo de muchos de los proyectos de Human Resource Analytics.
  • Entendiendo el ROI: el ROI es el retorno que produce una inversión a un nivel dado. Si la inversión cambia, el ROI cambiará. Nos interesa sobretodo una gráfica de tendencia para poder predecir qué ocurrirá si incrementamos / reducimos la inversión. Tener un ROI es un dato justificativo. Tener la línea del ROI es tener un modelo predictivo.

Cuatro niveles de evaluación

Nota previa: Vamos a ilustrar el modelo con algunos de datos del caso de Pernod Ricard España, excepto para la última área del impacto en personas y negocio donde expondremos el modelo sin datos. Para poder entrar en detalle, os recomendamos la video entrevista con Paco Recuero. La publicación de los datos ha sido autorizada por los miembros del equipo y agradecemos la confianza y apoyo en nuestro proyecto.

En el siguiente cuadro resumimos el modelo que utilizamos de medición de la formación para obtener el ROI de la formación.

Imagen 1 – modelo de medición 

Un sistema de medición de la formación debería considerar cuatro áreas de medición.

1. NIVEL DE MEDICIÓN DE LA EJECUCIÓN 

Descripción: es el conjunto de elementos que permiten ejecutar las formaciones para optimizar contenidos, formatos y frecuencias.

Imagen 2 – modelo de medición valoración media de todas las formaciones durante 3 años

Algunas observaciones sobre este nivel: 

  1. Foto global: los proyectos formativos son una carrera de fondo. No se puede evaluar por una ejecución, sino necesitamos ver la tendencia general y ver el grado de correcciones que se van haciendo.
  2. La media es un KPI, pero no lo es todo: la media es un buen indicador, pero ¿Donde hay que mejorar? ¿Es el contenido? ¿La adaptación ? ¿Es el profesor? ¿En la logística y horario? Hay múltiples elementos que condicionan la satisfacción de los alumnos. Si no analizamos las variables de forma correcta podemos equivocarnos en las conclusiones que nos da la media.
  3. La distorsión de las medias: una formación de 3,8/5…  ¿Es bueno o malo? Creo que hay que entender las medias. Puede ocurrir que 10 alumnos puntúan con 5/5, uno con un 4/5 y 3 alumnos 1/5. La mayoría de alumnos aprendieron, pero 3 no estaban nada contentos ¿Es un fracaso de formación? Creo que por ello nosotros recomendamos en muchos casos eliminar los datos de las dos mejores notas y las dos peores. El KPI es una media corregida pero ilustra de una forma más fiable una evaluación media.
  4. Otras correlaciones clave: después de 4 años dando formaciones dentro de empresas podemos decir que existe una correlación altísima entre las valoraciones y la motivación de los empleados. El mismo contenido, en el mismo sector, con el mismo profesor varía de forma sustancial entre empresas con personas motivadas y las menos motivados. Hay que entender que la medición de la ejecución viene muy condicionada por la motivación de los equipos, no sólo por la ejecución.

2. NIVEL DE MEDICIÓN DEL APRENDIZAJE

Descripción: es el conjunto de elementos para evaluar la transmisión del conocimiento al alumno a través de exámenes, ejercicios y proyectos y verificar la correcta transmisión del contenido formativo. Estas son algunas gráficas de evaluación:

Imagen 3 – Visión global de aprendizaje comparativo comparado en el tiempo

Imagen 4 – Evolución de número de expertos durante 3 años de formación

Imagen 5 – Evolución de las notas por cada una de las áreas de aprendizaje

Algunas observaciones sobre el nivel 2:  

  1. La medición del aprendizaje es un mensaje: la realización de evaluaciones en sí mismo es un mensaje al alumno de la seriedad con la que una empresa se toma la formación de sus empleados. A su vez hay que entender que lo que no se mide, no mejora.
  2. Diagnóstico previo: no puedes medir si no sabes qué es lo que quieres que los alumnos retengan. Para ello el diseño previo del plan es la clave de la evaluación. La evaluación se prepara desde el inicio.
  3. Sobre la aplicabilidad: la formación debe generar ganas de aprender más. Es un vehículo para activar la curiosidad y hay que tener claro que esta activación no se genera de inmediato. Dicho esto es crítico entender que no podemos evaluarla después de las formaciones sino después de cada ciclo formativo.
  4. Multi evaluación: existen muchos mecanismos de evaluación: test, exámenes, diseño de proyectos, presentaciones… El formato de evaluación debe de ajustarse al objetivo de la evaluación y no dar por sentado que siempre se debe evaluar de la misma manera.
  5. Nuevas preguntas: la evaluación permite contestar otras preguntar relevantes ¿Cuál es el número de horas óptimo de formación? ¿Cuál es la frecuencia óptima?

3. NIVEL DE MEDICIÓN IMPACTO PERSONAL 

Descripción: es un conjunto de variables que garantizan que la formación ha tenido impacto en las personas. La formación trabaja sobre dos áreas muy concretas: mejora de la motivación del empleado con la empresa y la mejora del impacto del trabajo de un empleado en la empresa. Estas dos variables deben analizarse de forma separada. Estos son algunos de los modelos que utilizamos.

Imagen 6 – Inversión en formación por persona & impacto en motivación empleados

Imagen 7 – Inversión en formación por persona & impacto en desempeño

Algunas observaciones sobre el nivel 3 

  1. Privacidad: las personas no se comportan igual cuando se saben observadas. El dato individualizado debe preservarse en pro de la observación de los datos de toda la empresa o por colectivos concretos. La sensibilidad por la privacidad de los empleados será uno de los grandes temas de los RRHH durante los próximos años.
  2. Revisando la base: una de las consecuencias de trabajar sobre este nivel de medición es que expone los sistemas clásicos de una empresa a un conjunto de análisis estadísticos que sólo las empresas más avanzadas tienen. ¿Cuál es la distribución de tu sistema de evaluación de desempeño? ¿Cuáles de las competencias de tu empresa están correlacionadas? Si la base de medición no está bien montada la medición del impacto en los individuos puede no ser representativa.
  3. Palancas motivadoras: en el mundo corporativo existen herramientas que motivan a los empleados y como consecuencia también a los proyectos formativos. Incorporar un objetivo formativo dentro de variables, bonus u objetivos anuales tienen consecuencias muy altas en el impacto individual del aprendizaje.
  4. Primer acercamiento de ROI: la visión de la suma de inversiones sobre personas nos permite tener un primer pulso de ROI: la línea de tendencia que  proporciona la gráfica permite empezar a tener un primer indicador de ROI.

4. NIVEL DE MEDICIÓN IMPACTO EN NEGOCIO

Descripción: es el conjunto de variables que garantizan y buscan la correlación de la inversión de la formación en el negocio. Se trata de medidas básicas para entender el grado de influencia de la formación sobre variables internas de negocio.

Imagen 8 – inversión en formación por departamento sobre resultados de performance de áreas o departamentos

Algunas observaciones sobre el nivel 4

  1. Small data first: la gran mayoría de empresas no tienen centralizados y normalizados los datos en lo que se refieren a las personas, formaciones e inversiones. Seguro que se pueden buscar los datos, pero a veces el coste de no centralizar esos datos implica un coste demasiado elevado de búsqueda. Las empresas que centralizan datos son capaces de sacar los ROI de manera ágil. Cabe recordar que para la obtención del ROI en otra áreas como marketing o publicidad se han invertido, ya no sólo en modelos y sistemas de medición, sino también en herramientas para tratar los datos.
  2. Análisis estadístico: los datos de este último nivel deben de ser validados en cuanto a representatividad estadística para ser útiles. En algunas empresas su modelo de evaluación de desempeño no permite análisis en detalle por áreas, y en algunas empresas no existen modelos de asignación contributiva por áreas. Sin esos detalles se vuelve complicado el cálculo por área y tenemos que trabajar en cálculos más globales con la posible distorsión que esto puede generar.
  3. Segundo acercamiento de ROI: la visión de la suma de inversiones sobre áreas o departamentos permite visualizar  la línea de tendencia que  proporciona una línea de tendencia. Esa línea es la que nos marca cual es la tendencia de la inversión en formación y su resultado en negocio. La gracia de este sistema es que el ROI deja de ser una fórmula, sino una línea que confirma si hay impacto en negocio y si es creciente o decreciente.

 

RECOMENDACIONES PARA EMPRESAS

  1. Diseña tu sistema de medición
  2. Dispón de la herramienta para centralizar los datos y haz auditorías estadísticas de los mismos.
  3. Desarrolla piloto sobre un área o departamento
  4. Haz ajustes en el sistema de medición
  5. Traslada el sistema de medición al resto de la compañía.
  6. Automatiza todo el sistema de medición y dedícate a optimizar las inversiones en formación.

+ No hay comentarios

Anímate